บริหารคลังยังไง ให้ดีต่อธุรกิจของเรามากที่สุด

มีคำกล่าวว่าคลังสินค้าคือสถาบันการเงินขององค์กร เพราะฉะนั้นการบริหารคลังสินค้าจึงเปรียบได้กับการบริหารสถาบันการเงินให้องค์กรของเรานั้นแล้ว แต่ทำไมคลังสินค้าจึงมีความสำคัญ และ เราจะมีเทคนิคบริหารคลังสินค้า และ ระบบโลจิสติกส์ของคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้อย่างไร วันนี้เรามาศึกษาไปพร้อมๆกันได้เลยครับ

การจะบริหารคลังสินค้าให้มีสภาพคล่องมากที่สุดนั้นก็ขึ้นอยู่กับ 3 ปัจจัยหลัก ได้แก่ ถูกเวลา ถูกสถานที่ และ ต้นทุนที่เหมาะสม เพราะฉะนั้นแล้วการวางระบบโลจิสติกส์ที่ดีจึงเป็นตัวช่วยหลักในการสร้าง 3 ปัจจัยเหล่านี้ให้เกิดขึ้น เนื่องจากระบบโลจิสติกส์คือการขนส่งสินค้าจากคลังของเราไปสู่ผู้บริโภค ผ่านระบบกระจายสินค้า ทำให้ต้นทุนการขนส่งไปจนถึงการจัดเก็บสินค้า หลายเป็นต้นทุนที่องค์กรของเราต้องแบกรับ ดังนั้นแล้วองค์กร หรือ บริษัทจะต้องบริหารคลังสินค้าให้ดี ให้มีระบบ เพื่อให้กิจกรรมการขนส่ง หรือ ระบบโลจิสติกส์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุน และ ทำให้คลังของเราสามารถเก็บ และ กระจายสินค้าได้ตลอดเวลาโดยไม่ติดขัด

พื้นที่เก็บสินค้า คือสิ่งแรกที่ต้องคำนึง

การมีพื้นที่ในคลังสินค้าเพียงพอต่อความต้องการในการเก็บสินค้าคือสิ่งสำคัญที่สุด เราจะต้องรู้ปริมาณสินค้าที่จะจัดเก็บ ปริมาณสินค้าที่ส่งออกต่อวัน ลักษณะของสินค้า เพื่อมองหาคลังสินค้าที่มีขนาด และ รูปแบบเหมาะสมที่สุด แล้วนอกจากนี้อย่าลืมให้ความสำคัญกับอุปกรณ์ที่จะช่วยทำให้การจัดเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เช่น ชั้นวางสินค้า หรือ Rack

จัดระบบบริหารบุคลากรให้ดี

นอกจากเรื่องของพื้นที่จัดเก็บ และ อุปกรณ์ที่ใช้ในการลำเลียงสินค้าแล้ว การวางระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าก็เป็นส่วนหนึ่งที่มองข้ามไม่ได้ จะต้องมีการฝึกอบรม และ สื่อสารให้แต่ละคนได้เข้าใจตำแหน่ง และ หน้าที่ของตนเอง เพื่อให้พนักงานปรับตัวเข้ากับระบบการทำงานในคลังให้มากที่สุด

ใช้ Warehouse Management System (WMS) เข้ามาเป็นตัวช่วย

Warehouse Management System คือโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยบริหารจัดการคลังสินค้า และ ระบบโลจิสติกส์ของคลังสินค้า และ ครอบคลุมระบบต่างๆในคลังสินค้าทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น การรับสินค้า การจัดเก็บ การจัด และ การเติมสินค้า เป็นต้น

ใช้แนวคิดการบริหารคลังสินค้าแบบลีน

แนวคิดบริหารคลังสินค้าแบบลีนคือการตัดอุปกรณ์ กระบวนการ หรือ ทรัพยากรที่ไม่จำเป็นออก เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการจัดการคลังสินค้ามากที่สุด อาจจะนำระบบ 5S เข้ามาปรับใช้ด้วย เช่น

• การจัดระเบียบ และ แยกหมวดหมู่ (Sort) โดยทำการคัดแยกสิ่งของ จัดระเบียบ แยกหมวดหมู่สิ่งที่ต้องการ และ ไม่ต้องการ อาจมีการนำเครื่องทุ่นแรงอย่างการใช้บาร์โค้ดเพื่อแยกประเภทเข้ามาช่วย และ จะต้องจัดทางเดินให้โล่ง สะอาด เพื่อให้พนักงานทำงานได้สะดวก
• จัดพื้นที่ให้เป็นระบบ (Straighten) จัดการสิ่งของ หรือ อุปกรณ์ที่มีการหยิบมาใช้งานบ่อยๆ ให้เป็นระบบ มีป้ายมีสัญลักษณ์บอกทางที่ชัดเจน รวมถึงมีข้อตกลงเรื่องการใช้พื้นที่ร่วมกัน
• ทำความสะอาดคลังสินค้า (Shine) หลังเสร็จสิ้นการทำงานในแต่ละครั้ง ควรที่จะทำความสะอาดพื้นที่นั้นทันที ไม่จำเป็นที่จะต้องปล่อยให้เป็นหน้าที่ของแม่บ้าน
• วางมาตรฐานการทำงาน (Standardize) กำหนดมาตรฐานการทำงานที่เป็นระบบ มีขั้นตอน และ มีความปลอดภัย อาจจะใช้วิธีอบรมพนักงานให้เข้าใจ และ ติดโปสเตอร์ หรือ ติดป้ายเพื่อให้เกิดการทบทวนระเบียบปฏิบัติอยู่เสมอ
• ส่งเสริมให้ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง และ ติดตามผล (Sustain) ควรที่จะมีการทดสอบความรู้ และ ความเข้าใจของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ อาจจะแบ่งเป็นทุกครึ่งปี หรือ ทุกปีก็ได้ เพื่อทดสอบว่าพนักงานมีการนำแนวทางที่กำหนดไปปฏิบัติอย่างถูกต้อง และ เข้าใจมากน้อยเพียงใด

ขอบคุณภาพจาก:Industrial robot photo created by vanitjan - www.freepik.com, Warehouse worker photo created by aleksandarlittlewolf - www.freepik.com, Inventory management photo created by Lifestylememory - www.freepik.com, Inventory management photo created by Lifestylememory - www.freepik.com, Industrial robot photo created by vanitjan - www.freepik.com

ที่มา:www.proindsolutions.com